Od chaosu k odolnosti: Klíčové poznatky z krizového cvičení CLAW 2024

V prvním prosincovém týdnu roku 2024 se vybrané kolegyně a kolegové z CESNETu zúčastnili každoročního krizového cvičení CLAW pořádaného organizací GÉANT. Panevropská síť propojující národní výzkumné a vzdělávací sítě (NREN), mezi které patří i CESNET, organizuje tuto akci s cílem pomoci účastníkům posílit odolnost vůči nečekaným výzvám. Přestože se při naší práci v oblasti řízení bezpečnostních produktů a zvyšování povědomí o nich jen výjimečně ocitneme uprostřed krize, chtěli jsme získat přímou zkušenost s řešením krizových situací a porozumět jejich širšímu významu pro budování odolnosti organizace.

Dvoudenní školení se skládalo z různých workshopů během prvního dne a krizové simulace během druhého.

Každý scénář CLAW se odehrává v Guilderu, fiktivní zemi vytvořené speciálně pro cvičení CLAW, která slouží jako prostředí, kde se simulují krizové situace zahrnující její národní výzkumnou a vzdělávací síť GuilREN. Letošní krize se odehrávala v Univerzitním lékařském centru (UMC) Sardos, klientovi GuilREN, kde byla ošetřována oblíbená královna Ann s (ne zcela veřejně známými) zdravotními potížemi. Koordinátorem nemocničního týmu byla naše produktová manažerka Jana Ernekerová, která se o tuto roli podělila se kolegou Fabiem Greinerem ze švýcarského sdružení SWITCH.

Jana se zúčastnila semináře o týmové práci v krizových situacích, který vedl odborník na krizový management Wouter Beijersbergen van Henegouwen. „Klíčovým poznatkem pro mě byla důležitost intenzivní komunikace, protože ostatní účastníci nemusí sdílet stejné informace a dobrá informovanost všech je pro zvládnutí krize zásadní. Dalším významným bodem byla potřeba dát si čas od času odstup a přehodnotit situaci,“ popisuje svoje dojmy Jana.

Když o tom později Jana přemýšlela, uvědomila si, čím pro ni byly tyto lekce výjimečné. „Bylo to nejen díky jejich užitečnosti, ale také proto, jak náročné bylo je během krize skutečně uplatnit, což jsme si vyzkoušeli následující den.“

Mezitím se Fabio zúčastnil sezení se zkušeným školitelem a poradcem v oblasti krizového řízení Roelem Derckxem, který zdůraznil, že efektivní řízení krize posiluje nejen odpovědný tým, ale celou organizaci. Dalo by se říci, že krizi odolná organizace prospívá i v každodenním chaosu. Tento pohled připravil půdu pro tři klíčové poznatky, které jsme si odnesli z konference CLAW.

Rozšiřte svůj pohled na věc

Krize často vyžadují širší záběr, než jsou vaše běžné povinnosti. Na konferenci CLAW jsme se v našem týmu UMC Sardos příliš soustředili na vlastní problémy a nevyužili podporu ostatních skupin – management, komunikace a IT –, které také pracovaly na stejné krizi. „Odnášíme si z toho důležitý poznatek, že klíčem ke koordinované reakci je komunikace mezi týmy – ve výjimečných situacích, krizích i v každodenní práci.“

Převezměte iniciativu

Při zpětném ohlédnutí za cvičením jsme si uvědomili, že poměrně častou překážkou je pasivní čekání, že někdo jiný – na vyšší pozici – udělá zásadní rozhodnutí. „V naší roli koordinátorů jsme očekávali, že ostatní týmy nás osloví, pokud bude potřeba spolupracovat. Tento pasivní přístup nakonec vedl pouze k omezení naší efektivity. Poučení? Nečekejte, až začnou jednat někdo jiný. Buďte aktivní, přicházejte s nápady a oslovujte ostatní – efektivní spolupráce vyžaduje aktivní zapojení všech, bez ohledu na vaši roli nebo pravomoci!“

V krizi nelpěte na dokonalosti

Dokonalost je v krizových situacích iluzí. Rychlé tempo vyžaduje stanovení priorit, rychlé rozhodování a přizpůsobování se za pochodu. Chyby jsou nevyhnutelné, ale jak radí Roel Derckx, krátké zastavení k zamyšlení a úpravě postupu může účinně nasměrovat úsilí tím správným směrem. „Během simulace jsme si dali krátkou pauzu (ve skutečnosti jen pár sekund) na zamyšlení, což nám pomohlo znovu se soustředit a identifikovat přehlédnuté úkoly,“ vzpomíná Jana Ernekerová. Přijmout nedokonalost neznamená spokojit se s průměrností; znamená to zůstat agilní a neustále se učit. Tento přístup je neocenitelný nejen v krizových situacích, ale i při každodenní práci.

CLAW nám poskytl více než jen dovednosti krizového řízení, přinesl hlubší pochopení významu odolnosti. Díky propojení s kolegyněmi a kolegy z komunity GÉANT napříč Evropou jsme vzájemně sdíleli zkušenosti a vrátili se domů s novými poznatky a nápady.

Získaná zjištění – rozšíření perspektivy, převzetí odpovědnosti a důraz na schopnost přizpůsobit se – zdůrazňují širší přínosy efektivního krizového řízení. Přesahují totiž rámec krizí a nabízejí základ pro řešení výzev v každodenní práci. Jejich uplatněním mohou organizace zvýšit svou odolnost, zlepšit svou reaktivitu a podpořit svůj růst.

Článek byl připravený ve spolupráci s Janou Ernekerovou a Fabiem Greinerem (SWITCH).